Ein MRT für Unternehmensprozesse
Egal ob KMU oder Großkonzern – im Laufe der Jahre sammelt sich in Unternehmen eine riesige Menge an Daten an. Bei BDO Austria weiß man, dass die Analyse dieser Daten ein großes Potential bietet, um die interne Produktivität zu steigern und sich aus strategischer Sicht einen klaren Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Michael Huemer und sein Team durchleuchten die Prozesse ihrer Kunden mit Hilfe von Process Mining. Er erklärt uns, wie die Lösung funktioniert und wieso Unternehmen darauf setzen sollten.
„Process Mining kann man sich wie einen Röntgenapparat vorstellen, oder besser noch ein MRT. Habe ich Schmerzen und gehe zu Ärzt:innen, reicht ein Gespräch oder ein Abtasten der Schmerzstelle nicht aus. Die Mediziner:innen müssen für die Diagnose und Behandlung ein klares (MRT-)Bild der Ursache haben. Wenn ich hingegen das Gefühl habe, dass ich Schwachstellen in meinem Unternehmen habe, kommt Process Mining ins Spiel und durchleuchtet die Prozesse wie ein MRT.“
Michael Huemer und sein Team von fünfzehn Personen helfen ihren Kunden dabei, mittels Datenanalyse den Ist-Prozess des Unternehmens zu erfassen und dessen Schwachstellen zu beheben. Dabei kommt einerseits das Process-Mining-Produkt des Softwareproviders Celonis zum Einsatz, aber auch Business-Intelligence-Methoden kombiniert mit Künstlicher Intelligenz. Es bleibt allerdings nicht nur bei der Analyse. Die Expert:innen von BDO gehen danach gezielt in den Austausch mit den Kunden und beraten sie bezüglich Verbesserungsmaßnahmen. Process Mining kann somit in Folge helfen, die Ursache und den Umfang von Schwachstellen zu identifizieren und auch Prozesse direkt zu automatisieren. Wenn Huemer davon erzählt, sprüht er vor Begeisterung und kann durch seine langjährige Erfahrung direkt aus dem Nähkästchen plaudern.
Verschlankung durch Datenanalyse
Oft wissen Kunden nämlich nicht, wie viel Potential in der Analyse ihrer internen Prozesse steckt. Er erzählt von einem anschaulichen Beispiel: „Bei einem Kunden haben wir im Einkauf erkannt, dass bei einer Bestellung in 30 Prozent der Fälle nachträglich der Preis geändert wird. Dies zieht mit erneuten Freigaben und Versenden der Bestellung einen langen Rattenschwanz an korrigierenden Tätigkeiten nach sich. Der Kunde wusste zwar schon aus seinem Bauchgefühl heraus, dass es oft Preisänderungen gibt, aber ihm war der hohe Prozentsatz nicht bewusst. In diesem Fall war es ein Thema der Stammdaten-Qualität. Wir haben unterstützt, diese kontinuierlich im Prozess selbst zu bereinigen, und die Arbeitsprozesse dadurch verschlankt.“
Was bedeutet eine Verschlankung der Prozesse für ein Unternehmen? Dass nicht-wertschöpfende Tätigkeiten vermieden oder, falls doch notwendig, zumindest automatisiert werden. Besonders wichtig dabei: Es geht nicht darum, Mitarbeitende abzubauen. Im Gegenteil: Die menschlichen Ressourcen am Markt werden immer knapper und die Unternehmen müssen ihre Produktivität steigern. „Deswegen muss ich dafür sorgen, dass ich einerseits die Mitarbeitenden, die mir zur Verfügung stehen, bestmöglich einsetze und dass andererseits die Prozesse effizient sind.“
Vorteil für Nachhaltigkeit und Logistik
Auch wenn es um das Thema Nachhaltigkeit geht, kann Process Mining helfen, Transparenz zu schaffen und für den Teilaspekt Ökologie zu analysieren, welchen CO2-Fußabdurck ein Unternehmen hinterlässt. „Jeder Schritt im Prozess, insbesondere in der Logistik, muss mittlerweile auf die Nachhaltigkeit einzahlen. Unsere Analyse unterstützt dabei, Lücken aufzudecken und durch Entscheidungsunterstützung die Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.“
Logistisch gesehen bietet Process Mining eine gemeinsame Plattform für eine Vielzahl an IT-Systemen. Es schafft nicht nur die Möglichkeit, die Vergangenheit der Supply Chain zu beleuchten, sondern auch mit Hilfe von Predictive Analytics sicherzustellen, das richtige Material am richtigen Ort zur richtigen Zeit bereitzustellen. „Wenn ich Daten verknüpfe, kann ich sehr echtzeitnah erkennen, wie sich beispielsweise eine Blockade von China nach Europa auf meine Bestellungen eines Lieferanten auswirkt, weil die Containerhäfen überlastet sind. Da das Unternehmen bei der Produktion auf das jeweilige Gut angewiesen ist, kann man sich rechtzeitig fragen: Gibt es eventuell andere Möglichkeiten, eine andere Transportlösung oder einen anderen Lieferanten?“ Lieferkettenrisiken und -engpässen kann so frühzeitig entgegengewirkt werden.
Querschnittsthematik mit Change-Potential
Huemer beweist: Die Projektbreite und die Kompetenz von BDO bei Process Mining sind groß. Von der Restrukturierung von Unternehmen, der forensischen Analyse wie der Aufarbeitung von Fraud-Fällen, Prozessoptimierungen bis hin zu Systemintegrationen begleiten die Expert:innen ihre Kunden mit großem Know-how. BDO ist der einzige Celonis-Platinum-Partner in Österreich. Diese Zertifizierung erhielt das Unternehmen aufgrund seiner technischen und fachlichen Expertise in zahlreichen Bereichen wie Einkauf, Logistik, Vertrieb, Human Resources oder Instandhaltung sowie auch in sehr industriespezifischen Prozessen wie dem Meter-to-Cash-Prozess der Energieerzeuger. Bei Process Mining handelt es sich eben um eine Querschnittsthematik.
Okay, wir sind bereits überzeugt! Aber was sind nun die ersten Schritte für Unternehmen, die mit Process Mining beginnen möchten? „Überlegen Sie gezielt, was Sie in welchen Prozessen erreichen möchten, und starten Sie einfach damit, um rasch die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen einschätzen zu können. Die Einstiegshürde ist nicht sehr hoch. Dafür ist das Ergebnis immer zufriedenstellend, oft sogar im siebenstelligen Bereich, möchte man es in einem monetären Wert messen. Natürlich ist aber auch der strategische, qualitative Faktor hoch. Process Mining einzuführen bedeutet auf jeden Fall einen großen Change.“ Zum Abschluss bringt er noch einen passenden Vergleich: „Wenn ich bisher zu Fuß unterwegs war und nun auf das Auto umsteige, ändert sich ganz viel – beispielsweise die Möglichkeiten aufgrund der Geschwindigkeit und Reichweite. Ich muss das Auto aber auch benützen und fahren können, um seinen vollen Wert zu realisieren!“ Wann startest du also dein Auto?_
Was passiert bei Process Mining?
#1 Es bildet den Ist-Prozess ab und hilft bei der Ursachenanalyse von Schwachstellen.
#2 Es ist system- und prozessunabhängig und kann beispielsweise in Supply-Chain- sowie HR- oder Vertriebsprozesse eingebunden werden.
#3 Es schafft Transparenz auf Basis von Zahlen, Daten und Fakten, zum Beispiel in Bezug auf Nachhaltigkeit oder Arbeitssicherheit, und kann die Produktivität steigern .
Wir wollen aus dem Datenschatz von Unternehmen einen Mehrwert erzeugen.
Michael Huemer
Partner, BDO Austria
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