Wie man den Daten- und Geheimnisschutz elegant meistert

Auf der Welle der steigenden Datenflut zu surfen ist eine Kunst. Oder doch nur eine Frage der Vorbereitung? Für Ronald Kopecky steht jedenfalls fest: „Datenschutz ist kein reines IT-Thema.“ Mit seinem Unternehmen Komdat setzt er sich daher für ganzheitliche Lösungen ein, die den Umgang mit Daten nicht nur sicherer machen, sondern auch interne Prozesse effizienter gestalten.

Wann kann ich als Unternehmen sicher sein, dass ich „genug“ für den Datenschutz mache?

Ronald KopeckyEs geht um Daten-Bewusstsein und Sensibilität. Ein Unternehmen hat zu wissen, welche Daten es hat, woher sie kommen, was mit ihnen geschieht, wo sie landen und wann sie wie zu vernichten sind. Wenn dieses Bewusstsein und Wissen im Unternehmen vorhanden sind, hat es getan, was von ihm verlangt wird. Darüber hinaus lautet das oberste Gebot im gesamten Verarbeitungszeitraum: Vertraulichkeit und Geheimhaltung. Das zieht sich durch bis zur Löschung und rechtskonformen Vernichtung von personenbezogenen Daten.

Wo genau lauern Risiken im Umgang mit Daten und wie beugt man diesen vor?

Ronald KopeckyDie erste Fehleinschätzung beim Datenschutz ist, dass dieses Thema häufig nur der IT zugerechnet wird. Diese greift allerdings bloß auf digitale Daten zu und befasst sich kaum mit den Prozessen und Vorschriften dahinter. Darüber hinaus hat die IT keinen Einblick in Datenverarbeitungen anderer Abteilungen, etwa in der Personalabteilung oder im Verkauf. Die größten Gefahren und Risiken liegen daher zum einen in der falschen Platzierung im Unternehmen und zum anderen im Ansatz, Datenschutz nur punktuell anzugehen, statt sich auf ganze Datenflüsse zu konzentrieren.

Worauf kommt es im digitalen Wandel beim Daten- und Geheimnisschutz daher besonders an?

Ronald KopeckyBei den meisten Unternehmen finden wir bereits solide technische Herangehensweisen vor. Woran es bisher noch am häufigsten mangelt, sind organisatorische und dokumentierte Prozesslösungen. Der Datenschutz fordert nämlich auch Schutz in teil- oder nichtautomatisierten Abläufen – etwa im Umgang mit Papier. Dazu zählt etwa auch die interne Vertraulichkeit. Denn der Datenschutz verpflichtet auch zur Vertraulichkeit und Geheimhaltung innerhalb eines Unternehmens, nicht nur nach außen.

Wie löst man das Thema darüber hinaus besonders smart, um weitere Vorteile daraus zu erzielen?

Ronald KopeckyDatenschutzlösungen funktionieren nur auf Dauer, nicht als Einzelmaßnahme. Sie sind also dynamisch, lebendig und sollten auch derart wahrgenommen werden. Ohne die Hilfe von Experten mit „externem Blick“ ist das nicht möglich. Das Thema professionell anzugehen, bietet außerdem viele Mehrwerte. So „zwingt“ der Datenschutz zum Hinschauen, wodurch regelmäßig interne Prozesse und Abläufe neu bewertet werden, beispielsweise hinsichtlich ihrer Notwendigkeit oder Effizienz. Das schafft eine transparentere Umgebung und etabliert nachhaltig neue Qualitätsstandards, gemäß denen gearbeitet werden kann. Für mehr Reduktion und Transparenz zu sorgen, ist beim Datenschutz unser großes Ziel._

In nur 3 Schritten: Datenschutz leicht gemacht

#1 Vorbereitung ist alles. Bei Neuerungen im Unternehmen schon im Vorfeld den Datenschutz berücksichtigen, damit in der Konzeptphase des Projekts die richtigen Vorgehensweisen frühzeitig in die Wege geleitet werden.

#2 Über den Abteilungen stehen. Die Prozesse sind unbedingt gesamtheitlich zu betrachten. Gesetzlich fällt Datenschutz deshalb auch in den Zuständigkeitsbereich der Führungsebene.

#3 Die entscheidenden Fragen stellen. Wo kommen die Daten ins Unternehmen? Wo liegen und fließen sie intern? Wer hat darauf Zugriff? Welche Risiken entstehen dabei? Welche Maßnahmen sind zu ergreifen? Und wie vernichte ich Daten rechtmäßig?

„Datenschutz verpflichtet zur Geheimhaltung auch innerhalb des Unternehmens, nicht nur nach außen.“

Ronald Kopecky CEO, Komdat Datenschutz

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