... einen internationalen Kongress. Oder ein Teambuilding-Seminar. Einen Produktlaunch oder auch ein Führungskräftetraining. Die Zahl der Business-Events steigt – und mit ihr die Möglichkeiten für deren Austragung. Während durch die wachsende Veranstaltungsbranche einerseits immer mehr Anbieter in den Markt drängen, steigen andererseits auch die (individuellen) Erwartungen der Tagungsgäste im Hinblick auf Technik, Versorgung, Ambiente und Rahmenprogramme. Ein Blick auf den oberösterreichischen Tagungsmarkt zeigt, wie sich Akteure in der Tagungsindustrie profilieren können.
„Es heißt, bei der Organisation von Veranstaltungen stellen Tagungen und Kongresse die Königsdisziplin dar. Wer hier keine Spitzenleistung erbringt, hat im Wettbewerb ganz rasch das Nachsehen.“ Karin Pernica weiß das, denn sie ist seit acht Jahren Geschäftsführerin des Tourismusverbandes der Urlaubsregion Vitalwelt Bad Schallerbach und leitet in einer Doppelfunktion das Veranstaltungs- und Tagungszentrum Atrium Bad Schallerbach. Damit werden regionale Wertschöpfung und Arbeitsplätze gesichert – denn die Tagungsindustrie ist als wesentlicher Wirtschaftszweig in den letzten Jahren kontinuierlich gewachsen. Mehr als 18.000 Veranstaltungen konnte die Tagungsbranche im Jahr 2015 verzeichnen – und diese Zahl nimmt stetig zu, wie etwa der Meeting Industry Report Austria (MIRA) zeigt. Zudem verraten die Zahlen des Trendbarometers: Mit dem Geschäftstourismus, einem der am schnellsten wachsenden Märkte in der Tourismusbranche, wächst auch die Anzahl an Destinationen und Locations. In dem sich zuspitzenden Wettbewerb sind Flexibilität, Professionalität und vor allem Individualität gefragt – und zwar mehr denn je, wie Pernica bemerkt: „Diese Begriffe sind nicht nur Schlagworte, sondern stellen genau jene Herausforderung dar, die es in immer höherem Maße zu bewältigen gilt, um im ohnehin schwierigen Markt bestehen zu können.“ Während die Anforderungen an eine Location immer höher werden, verkürzen sich gleichzeitig die Investitions- und Innovationszyklen. In der Tourismusbranche müsse man deshalb besonders auf die Bedürfnisse und Erwartungen von Organisatoren eingehen. Ein besseres Verständnis der Faktoren, die ihre Entscheidungen bestimmen, sei entscheidend um zu überzeugen. Was genau sind nun diese Faktoren? Unter welchen Kriterien entscheidet man sich für eine Veranstaltungsstätte?
„Die Herausforderungen sind von zwei Seiten zu betrachten: Zum einen was den internen Moderator betrifft, der die Teilnehmer bei einem Seminar anleitet. Der Trainer sollte das Format lebendig gestalten, er muss die Leute dazu animieren, mitzumachen und ihm seine ganze Aufmerksamkeit zu schenken. Dazu braucht er hohes Wissen an Livekommunikation und sollte verschiedenste Werkzeuge einbauen, die technisch natürlich am neuesten Stand sind“, sagt Andreas Zebisch vom oberösterreichischen Convention Bureau und ergänzt: „Was überhaupt nicht geht ist, dass jemand einen 20-minütigen Frontalvortrag mit Powerpoint-Präsentation hält. Um wirklich die volle Aufmerksamkeit der Zuhörer zu bekommen, muss er volles Edutainment bieten.“ Und das Haus selbst? „Das muss sowieso alle Stücke spielen“, so Zebisch. Unterhaltsames Lernen also, das durch modernste technische Lösungen möglich gemacht wird. Gut, aber ist das schon alles was es braucht, um seine Gäste zu beeindrucken? Ingrid Krieger, die gemeinsam mit Andreas Zebisch potentielle Veranstalter durch die Vermittlung freier Kapazitäten bei ihren Partnerbetrieben unterstützt, sieht auf der Anbieterseite noch eine weitere Aufgabe, die sich zusehends verschärft: „Die Buchungen werden immer kurzfristiger – und weil die Anfragen spontaner kommen, ist dementsprechend auch die Verfügbarkeit der gewünschten Locations oft nicht gegeben.“ Das Angebot sei zwar prinzipiell groß, allerdings gebe es oft keinen Spielraum bei den Buchungen mehr. „Der Vorteil des Convention Bureau ist, dass wir als Ideengeber und Berater fungieren und schnell eine Location mit den nötigen Anforderungen vermitteln können“, so Krieger.
Als Kernkompetenz einer erfolgreichen Destination im Tagungstourismus beschreibt das Team des oberösterreichischen Convention Bureau jedoch eines: den steigenden Individualisierungstrend. „Wenn ich den nicht erfülle – sowohl als Trainer, indem ich auf die unterschiedlichsten Anfragen meiner Gruppe eingehe, als auch als Location selbst – bin ich außen vor“, sagt Krieger. Individuellen Ansprüchen gerecht zu werden, und zwar in allen Bereichen einer Tagung, sei das Wichtigste für einen Anbieter. „Nehmen wir an, eine kleine Gruppe von vier Personen möchte ein Gründermeeting veranstalten. Bei der Buchung geben sie bekannt, dass einer davon vegan, der andere vegetarisch, der nächste glutenfrei isst und der vierte ein Bier dazu will. Das darf dann überhaupt kein Thema sein – und obendrein muss es auch noch gut schmecken“, eklärt Zebisch. Anforderungskriterien wie diese würden wir in Oberösterreich aber sehr gut erfüllen, „und das hebt uns im Bereich der Flexibilität ab“, sagt das Team beinahe im Chor. Es sind Veranstaltungslocations wie das Atrium Bad Schallerbach, die in Oberösterreich professionelle Dienstleistungen in der Organisation von Tagungen und Kongressen und ebenso die notwendige Infrastruktur dafür bieten. Daneben braucht es aber auch Anbieter für Side-Events und besondere Incentives, um das Team zu motivieren und neue Blickwinkel für den Berufsalltag zu entdecken. Und davon gibt es in Oberösterreich jede Menge – hier eine Auswahl von vier unterschiedlichen Adressen für ebenso unterschiedliche Anforderungen.