Es ist gekommen, um wohl etwas länger zu bleiben. Vor einem Jahr hat sich dieses klitzekleine Virusding breitgemacht. In unseren Köpfen. In unseren Körpern. In unserem Alltag. Und leider auch in unseren Kliniken. Die letzten Monate haben gezeigt, wie dynamisch, kaum kontrollierbar und komplex Gesundheitskrisen sind. Kliniken sind gefordert, rasch zu reagieren und zu handeln. Und vor allem auch: schnell und gezielt zu informieren. „Die Unsicherheit unter den Mitarbeitern am Anfang der Pandemie war sehr groß“, erinnert sich Andrea Fürtauer-Mann, Kommunikationssprecherin am Ordensklinikum Linz. „Das Jahr 2020 hat uns in der internen Kommunikation vor allem dahingehend gefordert, in kürzester Zeit alle wichtigen Infos an möglichst viele der knapp 4.000 Mitarbeiter zu vermitteln“, sagt Kerstin Pindeus, Kommunikationssprecherin des Klinikums Wels-Grieskirchen. Wie aber hat sich durch die Coronakrise die Kommunikation verändert?

Transparenz gegen Verunsicherung

„Wir legten schon immer sehr großen Wert auf transparente Kommunikation. Wir haben unsere Kommunikationstools zu Beginn der Krise ausgebaut, um der anfänglichen Verunsicherung der Mitarbeiter entgegenzuwirken“, sagt Fürtauer-Mann. Die Angst und der Respekt vor dem Virus waren groß, das Wissen rund um den Krankheitserreger zu Beginn der Pandemie klein. Seit Jahren verwende man das Intranet als Informationsdrehscheibe an den beiden Standorten Elisabethinen und Barmherzige Schwestern in Linz. „Wir haben eine Informationsseite eingerichtet, wo wir aktuelle Informationen zu Corona gebündelt haben. Es sind darauf fachliche, arbeits- und gesundheitsrechtliche Infos zu finden“, erklärt Fürtauer-Mann. Für die Mitarbeiter wurden sofort Hotlines für psychologische Betreuung eingerichtet und man habe auch eine Sonderausgabe der Mitarbeiterzeitung herausgegeben, in der informiert und motiviert wurde und in der man Hilfeleistungen anbot. Klassische digitale Möglichkeiten wie Mail und Social-Media-Kanäle wurden ebenfalls verstärkt genutzt: „Bei großen, wichtigen Themen wurden die Mitarbeiter über eine Rundmail vom Krankenhausvorstand informiert“, sagt Fürtauer-Mann. Facebook wurde ein wichtiger Kanal, um die Leistung von Ärzten, Pflegekräften und allen weiteren Mitarbeitern des Krankenhauses vor den Vorhang zu holen.

Mitarbeiter-App

Am Klinikum Wels-Grieskirchen wird das Intranet als „Arbeitstool“ ebenfalls genutzt. „Es gibt einen guten Überblick und beinhaltet arbeitsrelevante Dokumente“, sagt Pindeus. Seit Anfang 2020 hat man als eine der ersten Kliniken österreichweit eine neue Mitarbeiter-App implementiert. „Mit dem Start der Coronakrise hat die App dann einen richtigen Boom erfahren. Das Monitoring zeigt, dass Beiträge in der App teilweise zehn Mal häufiger aufgerufen werden als im Intranet. Viele unserer Kollegen haben nicht ständig Zugang zu einem Computer, weil sie etwa an Patienten, im Bereich der Technik oder in der Küche arbeiten.“ So habe man nun via Smartphone die Möglichkeit, sich direkt – unabhängig von Zeit und Ort – zu informieren. „Damit schaffen wir eine rasche und transparente Kommunikation“, so Pindeus. Die App bietet strukturierte und aktuelle Informationen zu wichtigen Themen wie momentan zur Coronakrise. „Wir nutzen sie aber auch, um die unterschiedlichen Berufsgruppen, gesundheitsfördernde Angebote für Mitarbeiter sowie Themen, die unsere Werte betreffen, zu präsentieren. Natürlich dürfen auch der Speiseplan und unterhaltsame Komponenten wie ein Quiz nicht fehlen.“

Innovative Kommunikationstools? Zum richtigen Zeitpunkt, bitte!

Auch am Ordensklinikum Linz (Anm.: Elisabethinen und Barmherzige Schwestern) möchte man den Informationsweg zu den Mitarbeitern mit einem neuen Tool beschleunigen. „Dies soll mit der nötigen Einführungsphase gut vorbereitet werden, damit wir unsere Mitarbeitenden hier gut auf diesem neuen Informationsweg mitnehmen“, so Fürtauer-Mann.

Die Implementierung der neuen App am Klinikum Wels-Grieskirchen ging rasch und unkompliziert vonstatten, der Zeitpunkt der Einführung der App vor der Krise war ideal: „Wir haben im Vorfeld viel Zeit in Organisation und Datenschutz investiert“, meint Pindeus und ergänzt: „Die App wurde von Beginn an sehr gut angenommen, weil hier vorwiegend ergänzende Infos zur Verfügung stehen. Wir haben bisher andere Medien der internen Kommunikation genutzt – Mitarbeitermagazin, Intranet, Infoveranstaltungen. Sie ist ein weiterer wertvoller Kommunikationsweg, mit dem wir sehr viele Mitarbeiter erreichen.“

Krisenplan und Herausforderungen

Durch regelmäßige Krisenschulungen, Workshops und Abstimmungen im Krankenhaus sei man laut Fürtauer-Mann gut auf die aktuelle Situation vorbereitet gewesen. „Das Vorgehen in einer Krise ist ein zentrales Thema der Eigentümer, Krankenhausleitung und der Kommunikation.“ Ausgearbeitete Krisenpläne seien in allen Krankenhäusern vorhanden. „Es gibt für die Kommunikation, aber auch für die Einberufung des Krisenstabes eine festgelegte Vorgehensweise“, so Fürtauer-Mann. Die Herausforderung bestehe darin, schnell auf die jeweilige Situation zu reagieren. Die aktuelle Krise traf viel intensiver ein, als man das je erwarten konnte. „Unsere Mitarbeiter waren gerade zu Beginn der Krise erschöpft und verunsichert. Sie mussten spontan in neuen Teams arbeiten. Wir haben versucht, ihnen durch kleine Aufmerksamkeiten Wertschätzung zu zeigen, und haben sie immer wieder auf unseren Social-Media-Kanälen vor den Vorhang geholt.“

Und Pindeus meint: „In einem Unternehmen mit 4.000 Mitarbeitern sind die Führungskräfte besonders gefragt, darauf zu achten, dass ihre Mitarbeiter jene Informationen erhalten, die sie benötigen. Verbesserungswürdig ist die selektive Information, also dass man statt dem Gießkannenprinzip nur jene Info bekommt, die einen tatsächlich betrifft.“ Das würde aber gleichzeitig der transparenten Information widersprechen, die man ebenfalls sicherstellen möchte. „Maßnahmen während der Pandemie mussten beziehungsweise müssen teilweise sehr kurzfristig geschehen, hier gab es aber intern sehr große gegenseitige Unterstützung, wie etwa in Form von Einschulungen oder durch Instruktionen der Krankenhaushygiene“, so Pindeus. Auch diese wurden über die neue MIA-App bekannt gemacht, ebenso wie die spontane Teilnahme an einer Tanzchallenge, mit der man positive Signale für gute Laune sowie Hoffnung und Zusammenhalt in der Bekämpfung der Pandemie senden wollte. „Die positive und motivierende Wirkung des Videos, das nach kurzer Zeit mehr als 400.000 Menschen auf Facebook erreicht hat, war auf unsere Mitarbeiter enorm.“_

# Veränderungen

Welche digitalen Veränderungen gab es während der Krise noch in Ihrem Krankenhaus?

FÜRTAUER-MANNFür unsere Patienten konnte das Angebot der Selbsthilfegruppen im onkologischen Leitspital rasch in den digitalen Raum verlegt werden. Diese Formate wurden gut angenommen und haben sich etabliert. Auch für große Kongresse und Fortbildungen wurden schnell Onlinemodule umgesetzt.

PindeusIn unserem Ausbildungszentrum für die zukünftigen Pflegekräfte ging der Unterricht trotz Corona nahtlos weiter. Die Kollegen nutzen verstärkt Online-Lernplattformen, LearningApps und Webkonferenzen. Auch wenn Distance Learning den direkten, persönlichen Unterricht nicht ersetzen kann, hat sich die neue Situation gut etabliert.