SELBSTreflexion als Schlüssel zum Erfolg
Sind ein internes Kontrollsystem und Risikomanagement tatsächlich unverzichtbare potentielle Steuerungsinstrumente für jedes Unternehmen unabhängig von der Größe, wenn Risiken minimiert und die Effizienz gesteigert werden sollen? Wir fragen bei BDO-Expertin Alice Aichinger nach und wagen den Selbstversuch.
Die meisten Interviews beginnen mit einer Frage. Dieses beginnt mit einem Gedankenexperiment: „Stellen Sie sich vor, wir als Macher Media House würden auf Ihr Team zukommen und überlegen, uns in unseren Geschäftsprozessen beraten zu lassen. Wie würden Sie vorgehen?“, fragen wir Alice Aichinger, Director im Bereich „Internal Audit, Internes Kontrollsystem und Risikomanagement“ bei BDO. Sie lächelt: „Das kommt natürlich ganz darauf an, was Ihre Erwartungshaltung und das Ziel unserer Zusammenarbeit wäre. Im Endeffekt geht es beim internen Kontrollsystem, IKS, immer darum, Risiken zu reduzieren, Vermögensschäden abzuwenden und die Effizienz zu steigern. Und natürlich auch darum, eine Selbstreflexion über die eigenen Prozesse anzustoßen. Das kann in Ihrem Fall vom Personalbereich über die Verkaufsprozesse bis hin zum internen Mahnsystem reichen.“
Unsere Neugier ist geweckt: Wie könnte man ein IKS in unsere Personalprozesse einbinden? „Wir schauen uns dabei zum Beispiel an, was alles gemacht wird, wenn neue Mitarbeitende kommen, im Vorfeld und am ersten Arbeitstag. Wird mit den Daten von Bewerberinnen DSGVO-konform umgegangen? Welche Informationen müssen neue Mitarbeitende liefern, damit das Unternehmen sie einstellen, anmelden und in eine laufende monatliche Lohnabrechnung einbinden kann? Was benötigt die Person, damit sie ihre Arbeit beginnen kann? Welche Berechtigungen, welche Zugänge braucht sie? Wie läuft das Onboarding ab? Aber auch: Was passiert, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen?“ Alice Aichinger und ihr Team wissen, dass im Personalbereich einige Risiken in den Abläufen schlummern. Sie würden bei uns überprüfen, ob diese durch Kontrollmaßnahmen abgedeckt sind und ob wir Richtlinien oder Vorgaben aufgesetzt haben, die diese Risiken adressieren. In einer Evaluierung zeigen sie auf, wo Schwachstellen und Verbesserungspotentiale liegen.
Doch der Personalbereich und die Anwendung in unserem eigenen Unternehmen ist natürlich nur ein Beispiel von vielen. Es müssen nicht immer große Schäden wie durch einen Gebäudebrand oder einen Diebstahl sein, das IKS beginnt in den kleinen, tagtäglichen Abläufen. Das kann beinhalten, ob ein Unternehmen zu teuer einkauft, von welchen Lieferanten welches Material bezogen wird, wie sichergestellt wird, dass es für seine Leistungen fristgerecht Zahlungen erhält, dass Ware nicht abhandenkommt oder Ähnliches. „Im Grunde geht es immer darum, die Abläufe so zu gestalten, dass sie bestmöglich die jeweiligen Unternehmensziele unterstützen.“
Ein Haus, viele Möglichkeiten
Nun nimmt Aichinger uns auf eine Gedankenreise mit: „Denken Sie an einen Hausbau: Es gibt Menschen, die haben schon einen konkreten Einreichplan. Sie wissen bereits genau, wie das Haus aussehen soll, und wollen nur noch überprüfen, wo es Verbesserungspotential gibt. Das ist die sogenannte IKS-Evaluierung. Dann gibt es jene, bei denen der Rohbau bereits steht und die sichergehen wollen, dass beispielsweise die Kellerabdichtung passt. In diesen Fällen geht es um einen konkreten Sachverhalt, bei dem wir unterstützen. Und dann gibt es Menschen, die ein Haus bauen wollen und eine Idee, aber vorerst nur einen Baugrund, eine grüne Wiese haben. Das wäre der IKS-Aufbau, wo wir Unternehmen von Stunde null an prüfungsnah beraten.“
Und was ist das Endergebnis? Das kann je nach Ausbaustufe eine Prozessbeschreibung, eine Richtlinie, eine Risikokontrollmatrix oder eine vollständige IKS-Dokumentation sein. So wie das Haus zur Familie passen muss, ist auch das interne Kontrollsystem bestmöglich an die Unternehmen angepasst. Je größer ein Unternehmen, desto formalisierter und detaillierter werden die Abläufe sein.
Für Unternehmen gibt es oft zwei große Trigger, um mit BDO in Kontakt zu treten: Einerseits externe Auslöser, wie eine Bemängelung durch den Stadtrechnungshof oder die Abschlussprüfer. Andererseits, wenn intern eine Veränderung stattfindet, wie zum Beispiel starkes Wachstum, neue Geschäftsfelder, eine neue Geschäftsführung oder neue Aufsichtsratsmitglieder.
Große Werkzeug-Vielfalt
Die große Stärke von BDO ist, dass das Unternehmen aus seiner langjährigen Erfahrung schon sehr viele derartige Kundenprojekte betreut hat und weiß, wo Risiken häufig versteckt sind. „BDO vergleiche ich gerne mit einer Werkstatt, in der jedes erdenkliche Werkzeug vorhanden ist, das man sich vorstellen kann, weil wir eben auf einen sehr großen Personalpool mit den unterschiedlichsten Kompetenzen zugreifen können.“ Das neunköpfige Team von Alice Aichinger nimmt in der Zusammenarbeit den neutralen Blick von außen ein und kann auch den Vergleich einbringen, wie andere Unternehmen ähnliche Probleme lösen. Oftmals stoßen ihre Kunden durch die gemeinsame Analyse auf Themen, derer sie sich selbst gar nicht bewusst waren. Es geht darum, nicht in dem „Das haben wir schon immer so gemacht!“-Denken verhaftet zu sein, sondern sich zu fragen: „Funktioniert der Prozess und wenn nicht, wie können wir ihn verbessern?“
Alice Aichinger selbst ist schon über 25 Jahre bei BDO. Begonnen hat sie in der Steuerberatung, war dann in der Wirtschaftsprüfung und ist seit gut zehn Jahren als IKS-Spezialistin tätig. Für sie fühlt es sich aber aufgrund der vielseitigen Tätigkeiten an, als hätte sie bereits drei verschiedene Jobs gehabt. Für die Zukunft ihres Teams wünscht sie sich Wachstum, vor allem im privatwirtschaftlichen Bereich und in den Bundesländern. Und wir? Wir wissen nun auf jeden Fall, an wen wir uns wenden können, wenn wir unsere Prozesse weiter verbessern wollen.
So würde unsere Zusammenarbeit ablaufen
#1 Wenn wir uns entscheiden, mit dem Team „Internal Audit, Internes Kontrollsystem und Risikomanagement“ zusammenzuarbeiten, gibt es zuallererst ein Kick-off-Gespräch, entweder remote oder vor Ort. Dabei gilt es, herauszufinden, was unsere Erwartungshaltung ist, und ein gemeinsames Verständnis für die Ziele und das Ergebnis des Projektes zu finden.
#2 In einem sogenannten Walkthrough gehen Alice Aichinger und ihre Kolleginnen direkt zu unseren Mitarbeitern und lassen sich die einzelnen Arbeitsschritte beschreiben und anhand von Beispielen zeigen.
#3 Mit zusätzlichen Daten und Unterlagen des Unternehmens prüfen sie, ob die Abläufe wirklich so gelebt werden wie beschrieben, und analysieren, wo Verbesserungspotential liegt.
#4 Sobald wir die Prozessverbesserungen umgesetzt haben, kann das Team von BDO auch nach ein paar Monaten oder einem Jahr nochmals überprüfen, wie die neuen Prozesse umgesetzt werden, und uns auch in einer langfristigen Zusammenarbeit immer wieder zur Seite stehen.
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Vanessa Hartmann-Gnong; Gettyimages
