Die große Wirkung kleiner Gesten

Topmotivierte Mitarbeiter sind der Wunschtraum eines jeden Arbeitgebers. Sie sind zufriedener, arbeiten effizienter und bringen mehr Leistung.Selbstverständlich ist das aber nicht. Deswegen sollten Unternehmer ihren Mitarbeitern ab und an etwas Gutes tun und ihnen für ihren Einsatz danken.Aber wie motiviert man sie richtig? Incentives sind durchaus ein wirksames Mittel, aber bei der Auswahl gilt es einiges zu beachten.

Eine Prämie. Ein Seminarbesuch. Ein Betriebskindergarten. Ein Home-Office- Tag. Ein Burn-Out-Präventionsprogramm. Oder ein Wellnesswochenende. Das sind nur ein paar Beispiele für Anreize, sogenannte Incentives, die Unternehmen ihren Mitarbeitern bieten können. Diese sollen Mitarbeiter nicht nur motivieren, sondern sie auch stärker an das Unternehmen binden. „Bevor man beginnt, sich mit Anreizsystemen zu beschäftigen, muss man als Unternehmer bzw. Führungskraft zuerst eine gute Basis schaffen. Es sollte ein positives Umfeld für Selbstverantwortung und Eigeninitiative geschaffen werden“, sagt Konrad Breit, ein Linzer Organisationsberater und Managementtrainer. Ganz wichtig sei es auch, eine entsprechende Fehlerkultur im Unternehmen zu leben – Mitarbeiter müssen das Gefühl haben, dass sie Fehler machen dürfen. „Wenn wir davon ausgehen, dass die existenziellen und physischen Bedürfnisse von allen Mitarbeitern befriedigt sind, dann geht es auf der nächsten Stufe um die Arbeit in Teams. Mitarbeiter sollten das Gefühl haben, im Unternehmen dazu zu gehören und ihre eigenen Stärken einbringen können“, sagt Breit.

Ein weiteres wichtiges Incentive ist auch das Bieten von Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten. Den Mitarbeitern sollte es ermöglicht werden, Verantwortung zu übernehmen. „Grundsätzlich muss das alles authentisch wirken. In Unternehmensleitbildern steht häufig, Mitarbeiter sind unser höchstes Gut – aber das sind Floskeln, die kann schon keiner mehr lesen. Man muss sich im Management überlegen, welche Werte wirklich vertreten und gelebt werden können.“

Anerkennung zeigen

Die Bedeutung eines Umfeldes, wo man als Mitarbeiter eine hohe Eigenmotivation aufbringen könne, nehme stetig zu. „Man sollte aber nicht primär auf konventionelle Incentives wie Prämien setzen, sondern der neuen Generation von Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich zu entwickeln und kreativ zu sein. Sie wollen nicht mehr hierarchisch geführt werden, sondern sich selbst und ihre Ideen einbringen. Und am Erfolg partizipieren. Gleichzeitig ist ihnen eine ausgewogene Work-Life- Balance wichtig“, weiß Breit.

Der Organisationsberater beobachtet einen Wandel vor allem im privatwirtschaftlichen Bereich. „Neben den größeren Unternehmen beschäftigen sich auch kleine und mittlere Unternehmen immer mehr mit dem Thema Unternehmenskultur und Mitarbeiterführung. Es werden jene gewinnen, die ihren Mitarbeitern ein Umfeld bieten, wo sie Leistung mit Spaß bringen wollen und motiviert werden.“ In Zeiten, in denen flexible Arbeitszeiten und Teleworking immer mehr zunehmen, müsse man als Führungskraft seinen Mitarbeitern zudem vertrauen, dass sie auch zu Hause ihre Leistung bringen und eigenverantwortlich arbeiten können. Das wichtigste Incentive sei es, den Mitarbeitern auch einmal mit ein paar Worten und einem Schulterklopfer die persönliche Anerkennung zu zeigen. „Ein Mitarbeiter freut sich natürlich auch, wenn er beispielsweise einen Golddukaten bekommt oder einen Hotelgutschein, aber Geschenke haben eine größere Wirkung, wenn sie bei einem persönlichen Gespräch übergeben werden“, sagt Breit. Der Mitarbeiter sollte dabei das Gefühl vermittelt bekommen, dass er ernst genommen wird.

Geschenke als Anreiz

„Hotelschecks für Mitarbeiter sind in fast allen Branchen ein beliebtes Geschenk, vor allem im Vertrieb, weil dort Motivation besonders wichtig ist. Oft werden die Gutscheine bei Weihnachtsfeiern oder Firmenjubiläen überreicht“, spricht Christian Klar, Geschäftsführer der Invent Marketing und Tourismus aus Erfahrung. Das Linzer Unternehmen verkauft Hotel- und Erlebnischecks und macht von Mitte Oktober bis Ende Dezember ein Drittel seines Jahresumsatzes. Der Markt für Mitarbeiter-Incentives sei dort, wo bereits solche Anreize gesetzt werden, relativ stabil, allerdings wäre eine Steigerung des Marktes laut Klar noch möglich. Jedoch werde diese wiederum stark von der wirtschaftlichen Stimmung im Land beeinflusst. „Wenn es der Wirtschaft gut geht, ist das Thema Motivation etwas präsenter, obwohl das nicht besonders schlau ist. Denn vor allem dann, wenn es einem als Unternehmen nicht so gut geht, sollte man versuchen, die Mitarbeiter zu

binden“, sagt Klar. Es sei ein Fehler, von Unternehmen zu denken, dass ihre Mitarbeiter froh sein sollten, dass sie einen Job haben. Viel wichtiger sei es, den Mitarbeitern, die einen guten Job gemacht haben, zu zeigen, dass diese Leistungen anerkannt werden. Ein Hotelgutschein sei ein individuelles Incentive, mit dem man Emotionen schenken könne und der einen netten Urlaub ermögliche. Dadurch könne die Motivation gesteigert werden.

Aber nicht nur zufriedene Mitarbeiter machen einen Arbeitgeber glücklich – auch die Kunden sollten das Unternehmen in guter Erinnerung behalten. Es werden jedoch verschiedene Standpunkte zu dem Thema Kundengeschenke vertreten. „Ich schenke meinen Kunden aus Überzeugung nichts außer meiner Präsenz und Aufmerksamkeit. Ein kostenfreier Anruf ist viel effektiver, weil der Kunde da das Gefühl vermittelt bekommt, der Berater steht mir zur Verfügung ohne die Minuten zu zählen und dann eine Honorarnote zu schicken. Auch im Kundenbereich muss vor allem das Umfeld stimmig sein“, sagt Unternehmensberater Breit. Dennoch ist es in vielen Unternehmen üblich, nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch den Kunden etwas zu schenken. Allerdings ist das Thema Mitarbeiter und Kundengeschenke für Unternehmen durchaus brisant. Viele unserer Anfragen blieben unbeantwortet

–ein oberösterreichisches Unternehmen wollte nur anonym Auskunft geben. Im familiengeführten Unternehmen sei es üblich, dass für die Mitarbeiter und deren Familien jährlich eine Veranstaltung mit Catering und Rahmenprogramm organisiert wird. Zudem unterstütze die Firma beispielsweise Bälle oder Lehrlingsveranstaltungen mit Werbeartikeln wie Bleistiften und Rollmetern. Ausgewählte Kunden bekämen ausschließlich zu Weihnachten Geschenke, angefangen von Wein bis hin zu Handtüchern. Im Unternehmen gäbe es keine eigene Richtlinie, die sich mit Compliance und der Annahme von Geschenken beschäftigt, aber bisweilen hätte es noch keine Probleme damit gegeben.

Gesetzliche und moralische Vorgaben

„Unter Compliance ist generell die Einhaltung von sämtlichen geltenden Gesetzen und Regeln zu verstehen. Sie betrifft ein breites Feld, angefangen vom Arbeitsrecht- und Steuer- bis hin zum Umweltbereich“, sagt Christian Kaufmann, Leiter der Abteilung Recht, Beteiligung und Compliance der voestalpine AG. Compliance sei keine Modeerscheinung, sondern ein Thema, das immer schon präsent war. Allerdings seien die neuesten Weiterentwicklungen stark mit Korruption und Kartellrecht verbunden gewesen. In der Voest werde Compliance eine große Bedeutung zugeschrieben. In dem international tätigen Konzern gilt ein unternehmenseigener Verhaltenskodex, der unter anderem allgemein die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften und im Speziellen etwa den fairen Wettbewerb sowie die Korruption, Bestechung und Geschenkannahme regelt. „Es gibt sowohl E-Learning, als auch Präsenzschulungen für die Mitarbeiter und diese werden gut angenommen. Dabei ist es wesentlich, dass man den Mitarbeitern die geltenden Prinzipien vermittelt und aufzeigt, was man tun darf und was nicht. Wichtig ist auch, dass man ihnen die Angst davor nimmt,dass sie etwas falsch machen könnten“, führt der Leiter der Rechtsabteilung weiter aus. Das Regelwerk legt in Hinblick auf die Annahme und Vergabe von Geschenken fest, dass Mitarbeiter nur Geschenke in geringem Umfang annehmen dürfen wie beispielsweise Kugelschreiber, Werbeartikel oder Essenseinladungen in angemessenem Ausmaß. Umgekehrt gelten diese Regeln auch für Kundengeschenke, diese dürfen einen geringfügigen Wert ebenso nicht übersteigen. „Wenn einem Mitarbeiter beispielsweise unklar ist, ob er ein Geschenk annehmen darf, kann er jederzeit mit einem von unseren Compliance-Beauftragten Rücksprache halten – dieses Angebot wird von den Mitarbeitern sehr gut angenommen und genutzt.“

Einheitliche Richtlinien für die gesamte Konzerngruppe zu entwickeln, sei eine Herausforderung gewesen, auch wegen der unterschiedlichen Gesetzeslagen in den jeweiligen Ländern. Aber der Grundsatz, dass man niemanden etwas geben dürfe, wenn man damit Entscheidungen beeinflussen will, gelte weltweit und das müsse man vermitteln und einhalten. Kaufmanns Erfahrung nach sei das Thema Compliance, vor allem bei großen Unternehmen, schon gut umgesetzt worden.

"In Unternehmensleitbildern steht häufig, Mitarbeiter sind unser höchstes Gut – aber das sind Floskeln, die kann schon keiner mehr lesen"

Konrad BreitLinzer Organisationsberater und Managementtrainer

Die zunehmende Präsenz von Compliance wäre im Unternehmen durchaus spürbar gewesen, berichtet der Geschäftsführer der Invent Marketing und Tourismus. Der Markt im Bereich der Kundengeschenke sei um mehr als ein Drittel eingebrochen.

„Viele Branchen schenken gar nichts mehr im Vergleich zu früher. Vor allem Banken und Versicherungen haben mehr oder weniger auf Null reduziert“, sagt Klar. Generell sei das Hauptgeschäft aber nie mit Kundengeschenken gemacht worden, sondern immer schon im Mitarbeiterbereich. „In punkto Compliance sieht man meiner Meinung nach allerdings schon einen gewissen Entschärfungstrend. Man bewertet jetzt nicht mehr alles so extrem wie in den letzten zwei, drei Jahren“, sagt der Geschäftsführer. Der Leiter der voestalpine-Rechtsabteilung sieht das hingegen etwas anders: „Der Changemanagement–Prozess ist in vielen Unternehmen großteils schon umgesetzt – dadurch ist Compliance schon etabliert worden und ist auch medial nicht mehr so präsent. Das bedeutet aber nicht, dass es an Wichtigkeit verlieren wird. Das Thema wird uns auch in Zukunft noch beschäftigen.“

Steuerrechtliche Aspekte

Mitarbeiter

Lohnsteuer

Sachzuwendungen bis jährlich maximal 186 Euro pro Mitarbeiter sind steuerfrei – dazu zählen auch Gutscheine und Geschenkmünzen, die nicht in Bargeld abgelöst werden können. Geldzuwendungen hingegen sind immer steuerpflichtig.

Es muss sich bei den Sachzuwendungen immer um eine generelle Zuwendung an alle Mitarbeiter aus einem bestimmten Anlass (Weihnachten, Betriebsausflug, etc.) handeln.

Einkommenssteuer

Die Geschenke können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden (=freiwilliger Sozialaufwand).

Umsatzsteuer

Geschenke unterliegen der Umsatzsteuer, wenn ein gänzlicher oder teilweiser Vorsteuerabzug möglich war. Lediglich Aufmerksamkeiten wie Bücher, CD ́s und Blumen sind ausgenommen.

Kunden

Einkommenssteuer

Geschenke an Kunden und Geschäftspartner können normalerweise nicht abgesetzt werden (=nicht abzugsfähiger Repräsentationsaufwand). Wenn Geschenke allerdings der Werbung dienen und eine entsprechende Werbewirkung haben, dann können sie als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Das trifft zu, wenn sie die Firmenaufschrift oder das Firmenlogo tragen.

Umsatzsteuer

Auch Kundengeschenke unterliegen der Umsatzsteuer,

wenn ein gänzlicher oder teilweiser Vorsteuerabzug möglich war. Ausnahme: Geschenke von geringem Wert (bis 40 Euro) oder Warenmuster. Pro Kunde und Jahr darf diese Grenze nicht überschritten werden. Aufwendungen für geringwertige Werbeträger (Kugelschreiber, etc. ) werden nicht berücksichtigt.

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