Die neue Superkraft in der Kommunikation
Montagmorgen, 8 Uhr. Das tägliche Presseclipping liefert 57 neue Artikel. Im Teamchat teilt ein Kollege einen Fachbeitrag. Auf LinkedIn veröffentlicht der Mitbewerb eine neue Studie. Branchenmedien berichten über aktuelle Entwicklungen. Der größte Kunde kündigt in einem Blogbeitrag ein neues Großprojekt an. Während all diese Informationen entstehen, produzieren Menschen und KI-Agenten bereits die nächste Welle an Content. Noch nie war so viel aktuelles Wissen verfügbar wie heute. Gleichzeitig war es noch nie schwieriger, den Überblick zu behalten.
Das eigentliche Problem vieler Organisationen ist längst nicht mehr ein Mangel an Informationen. Die Herausforderung besteht darin, Orientierung zu schaffen. Welche Informationen sind wirklich wichtig? Wer sollte sie sehen? Wie gelangen sie zur richtigen Zeit an die richtigen Personen? Und wie entstehen daraus bessere Entscheidungen und unmittelbarer Nutzen? Genau diese Fragen entwickeln sich derzeit zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Denn in einer digitalen Welt, in der Aufmerksamkeit zur knappsten Ressource geworden ist, entscheiden Tempo, Qualität und Relevanz im Informationsfluss über den Erfolg von Kommunikation.
Vom Informationsmanagement zur Organisationsintelligenz
Lange Zeit galt Kommunikation als Disziplin des Sendens. Inhalte wurden erstellt, veröffentlicht und verteilt. Doch die digitale Realität hat dieses Modell grundlegend verändert. Heute entstehen Informationen zeitgleich in Medien, Fachportalen, sozialen Netzwerken, Unternehmen, Verbänden, Forschungseinrichtungen oder öffentlichen Institutionen. Gleichzeitig erwarten Mitarbeitende, Kunden, Partner, Mitglieder oder Bürgerinnen und Bürger genau jene Informationen, die für sie persönlich von Bedeutung sind – und zwar dort, wo sie sich digital aufhalten.
Die Herausforderung besteht nicht mehr darin, Inhalte zu produzieren. Entscheidend ist, aus der Informationsflut jene Inhalte zu identifizieren, die Orientierung geben, Entscheidungen verbessern und für die jeweilige Zielgruppe tatsächlich einen Mehrwert schaffen. „Viele Unternehmen leiden heute nicht an Informationsmangel, sondern an Informationsüberlastung“, sagt David Böhm, Gründer des oberösterreichischen Technologieunternehmens Newsadoo. „Die eigentliche Kunst besteht darin, aus tausenden Quellen jene Inhalte herauszufiltern, die für einzelne Zielgruppen tatsächlich wertvoll sind, und sie dort bereitzustellen, wo diese Zielgruppen am besten erreichbar sind.“
Genau hier setzt Newsadoo als Informationsplattform an. Sie bündelt Informationen aus allen relevanten internen und externen Quellen, strukturiert diese automatisiert und verteilt sie zielgerichtet über unterschiedliche Kanäle. Dadurch entsteht eine gemeinsame Wissensbasis für Mitarbeitende, Führungskräfte, Kunden, Partner und zunehmend auch für KI-Systeme. „Wir haben über viele Jahre KI-Services entwickelt, um Inhalte datenbasiert nutzbar zu machen“, erklärt Böhm. „Heute schaffen diese Technologien die Grundlage dafür, Informationen agil, effizient und individuell an unterschiedliche Zielgruppen und Kanäle auszusteuern. Wir liefern kontrollierte Content-Pipelines für vielseitige Anwendungen.“
Die große Chance auch für kleinere Organisationen
Besonders spannend ist, dass sich die Spielregeln gerade grundlegend verändern. Was früher großen Unternehmen mit umfangreichen Kommunikationsabteilungen vorbehalten war, steht heute auch mittelständischen Unternehmen, Städten, Gemeinden, Verbänden oder Tourismusorganisationen offen. Dank Automatisierung und Künstlicher Intelligenz können selbst kleine Teams Informationsströme beobachten, Inhalte kuratieren, unterschiedliche Zielgruppen individuell versorgen und Kommunikationsprozesse hochprofessionell organisieren – mit überschaubarem Ressourceneinsatz.
Ein Tourismusverband kann beispielsweise Inhalte aus hunderten regionalen Quellen bündeln und Gästen, Betrieben sowie Partnern automatisch in passender Form bereitstellen. Ein Industrieunternehmen kann Marktinformationen, Technologietrends, Wettbewerbsbeobachtung und Fachwissen zentral erfassen und unterschiedlichen Abteilungen oder externen Stakeholdern bedarfsgerecht zur Verfügung stellen. Ein Verein kann seine Mitglieder laufend mit aktuellen Informationen versorgen, ohne dafür täglich manuelle Redaktionsarbeit leisten zu müssen. Die Folge: stärkere Bindung, besser funktionierende Kommunikationskanäle, fundiertere Entscheidungen und deutlich weniger manueller Aufwand. Was früher Tage dauerte, kann heute innerhalb weniger Minuten erfolgen.
Wenn große Organisationen plötzlich durchgängig werden
Mindestens ebenso groß ist das Potenzial für Konzerne und komplexe Organisationen. Viele große Unternehmen kämpfen mit einer Herausforderung, die in Organigrammen meist unsichtbar bleibt: Informationen verlieren auf ihrem Weg durch die Organisation an Geschwindigkeit, Qualität und Kontext. Zwischen Vorstand, Führungskräften, Fachabteilungen, Standorten und operativen Teams entstehen zwangsläufig Brüche im Informationsfluss. Die Folge sind Missverständnisse, Doppelarbeit und unnötige Reibungsverluste.
Die neue Generation intelligenter Informationsplattformen ermöglicht erstmals eine durchgängige Wissensbasis über alle Ebenen hinweg. Inhalte können zentral erfasst, strukturiert und automatisch für unterschiedliche Zielgruppen aufbereitet werden. Der Vorstand benötigt andere Informationen als die Personalabteilung. Der Vertrieb andere als die Produktion. Kundinnen und Kunden andere als Partner oder Investoren. Trotzdem greifen alle auf dieselbe qualitativ gesicherte Informationsbasis zu.
Manuel Wolfsteiner von der KI-Beratung neverlost.at begleitet Unternehmen bei der Identifikation und Umsetzung von KI-Potenzialen in allen Unternehmensbereichen. „Viele Unternehmen sind aktuell vom Tempo der technologischen Entwicklung überrascht“, sagt Wolfsteiner. „Das Tagesgeschäft muss funktionieren, gleichzeitig spüren viele Verantwortliche, dass sie jetzt handeln müssen, um in wenigen Monaten nicht den Anschluss zu verlieren.“ neverlost.at verfolgt dabei einen pragmatischen Ansatz – von der Sensibilisierung und Schulung über die Analyse bestehender Prozesse bis hin zur Priorisierung konkreter Anwendungsfälle. „Am Ende entscheidet der Kunde, welche Potenziale zuerst gehoben werden. In vielen Bereichen können wir auf bereits erprobte Lösungen zurückgreifen, die schnell sichtbare Ergebnisse liefern. Im Bereich Informationsmanagement und Kommunikation liefern österreichische Lösungen wie Newsadoo und allmedia.ai oft ganz schnell spürbaren Mehrwert“, so Wolfsteiner.
Eine kontrollierte Contentebene als qualitativer Turbo
„Menschen und KI-Agenten sind sich gar nicht so unähnlich. Werden sie mit irrelevanten Informationen überflutet, sinken Produktivität und Qualität gleichermaßen“, sagt David Böhm. Genau deshalb gewinnt der Aufbau von kontrollierten Contentfiltern für Organisationen an Bedeutung. Informationen aus internen und externen Quellen werden gesammelt, analysiert, strukturiert und für unterschiedlichste Anwendungsfälle verfügbar gemacht. Aus einer Vielzahl von Quellen entsteht ein zentraler Informationsraum, der laufend aktuell bleibt und dessen Qualität kontrollierbar ist.
Websites, Intranets, Apps, Newsletter, Kundenportale oder digitale Assistenten greifen auf dieselbe Wissensbasis zu. Gleichzeitig erhält jede Zielgruppe nur jene Informationen, die für sie tatsächlich relevant sind. So entsteht ein Informationsfluss, der nicht nur effizienter, sondern vor allem wirksamer wird. „Wir haben in allen oberösterreichischen Gemeinden unsere Gemeinde-Newsplattformen in die digitalen Kanäle integriert. Seit Beginn hat sich die Nutzung vervierfacht, weil Relevanz und Aktualität wirken. Ähnlich ist es im Sportbereich bei den Steinbach Black Wings Linz, oder auch in zahlreichen Unternehmensprojekten“, sagt David Böhm.
Warum KI ohne Kontext nur ein Spielzeug bleibt
Mit dem Aufkommen von KI-Agenten gewinnt dieser Ansatz zusätzlich an Bedeutung. Viele Unternehmen experimentieren derzeit mit KI-Systemen. Die ersten Ergebnisse wirken beeindruckend. Der strukturierte, professionelle Einsatz zeigt aber eine Herausforderung: Die Qualität einer KI-Lösung kann niemals besser sein als die Qualität der Informationen, auf die sie zugreift. „‚Shit in – shit out‘ ist vielleicht nicht besonders elegant formuliert, beschreibt aber die Realität sehr treffend“, sagt Böhm. „Wenn Informationsräume nicht qualitativ kontrolliert werden, kann man sich auf die Ergebnisse nicht verlassen.“
KI-Agenten können vielseitige Aufgaben im Kommunikationsbereich erledigen – basierend auf einer kontrollierten Wissensbasis statt auf beliebigen Informationen aus dem Internet.
Die Zukunft gehört den lernenden Organisationen
Die erfolgreichsten Organisationen der kommenden Jahre werden wohl nicht jene sein, die die meisten Inhalte produzieren. Es werden jene sein, die Informationen am schnellsten nutzen und in Wirkung übersetzen können. In denen Inhalte automatisch ihren Weg zu den richtigen Stakeholdern finden. Und in denen Mensch und Maschine auf derselben verlässlichen Wissensbasis arbeiten.
„Wir sehen uns nicht nur als Informationsplattform, sondern als Infrastruktur für den Informationsfluss der Zukunft“, sagt Böhm. Vielleicht wird in einer Welt, in der Informationen nahezu unbegrenzt verfügbar sind, die Fähigkeit, auszusortieren, Relevantes zu erkennen und schnellstmöglich daraus Wirkung zu erzeugen, zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil._
Redaktion
- Melanie Kashofer
Fotos
ChatGPT; Böhm: Antje Wolm; Wolfsteiner: privat
