Von 1.000 funktionierenden Puzzleteilen

Eine Networkingveranstaltung am See. Ein Musikfestival. Ein Business-Event in einer Messehalle. Oder ein Sommerkino in der Innenstadt. Die Auswahl für Events ist groß. Die Erwartungshaltung der Besucher ebenso. Gutes Essen und ein Stargast um Mitternacht alleine sind da zu wenig. Man muss die Gäste überraschen - und das kann schon einmal mit ganz ungewöhnlichen Ideen passieren, sind sich Eventveranstalter einig. Wie beim Puzzlespielen müssen Organisatoren bei Veranstaltungen auf viele einzelne Teile Rücksicht nehmen, die für die Gäste im Endergebnis oft war nicht sichtbar sind.

Viele Paare Gummistiefel in allen Größen. Das waren die ungewöhnlichen Hauptakteure eines prämierten Publikums-Events. Die Linzer Eventagentur Eventwerkstatt hat dabei gezeigt, dass man Gäste mit ungewöhnlichen Ideen überraschen muss und dafür den Caesar Werbepreis 2014 erhalten. „Die Leute sind auf viele Events eingeladen, daher haben sie eine hohe Erwartungshaltung“, weiß der Geschäftsführer der Eventwerkstatt, Walter Ilk. Doch wie gelingt das? Die Planung startet mit der Entwicklung des Konzepts. Für ein Business-Event wird eine Geschichte passend zum Unternehmen oder einem speziellen Produkt entwickelt. „Wir versuchen einen roten Faden für die ganze Veranstaltung zu kreieren“, erklärt der Geschäftsführer der auf Business-Events spezialisierten Agentur. Beim anfangs erwähnten Gummistiefelfest beim Winzer Franz Anton Mayer in Niederösterreich hat sich das Motto auf die Arbeit in den Weinbergen bezogen. Bei einem Business-Event für die Linzer Augenlaserklinik Smile Eyes wurde in Anlehnung an eine bekannte Szene im Film Eyes Wide Shut eine Eyes Wide Open-Party organisiert.

Bei einer Eventorganisation sind viele kleine Details zu berücksichtigen. „Ein Event besteht aus 1.000 Puzzleteilen und von diesen Teilen müssen 1.000 funktionieren. Wenn nur 990 funktionieren, dann ist das einfach zu wenig“, so Ilk. Leute reden schnell darüber, was nicht gepasst hat, der Rest wird als selbstverständlich hingenommen. Das mache die Branche aber spannend und gleichzeitig herausfordernd. Die Veranstaltungsorganisation ist in Österreich ein freies Gewerbe, es gibt rund 4.500 Gewerbescheine.

Wesentliche Puzzlesteine

Als wesentliche Puzzlesteine werden passend zum fertigen Konzept ein Termin und eine Location gesucht. Bei der Terminwahl rät Ilk seinen Kunden, auf ungewöhnliche Tage wie Dienstag oder Mittwoch auszuweichen: „Da hat man nicht so eine große Konkurrenz und auch viel bessere Chancen, dass prominente Leute kommen.“ Top-Locations im Großraum Oberösterreich sind laut Ilk das Design Center in Linz, die neuen Messehallen in Freistadt und Wels und das Eventhotel Scalaria am Wolfgangsee. Letzteres hat sich seit 1998 ausschließlich auf Firmenveranstaltungen mit Platz für bis zu 1.000 Personen spezialisiert. Internationale Marken wie Apple, Google, BMW oder Louis Vuitton und Red Bull zählen zu den Kunden. „Da das Eventresort auch exklusiv gebucht und von der Außenwelt abgeschottet werden kann, ist es eine ideale Bühne für internationale Produktpräsentationen – noch bevor die Produkte auf den Markt kommen“, sagt Humberto Schenk, Head of Communications. Es gibt mehrere Räumlichkeiten: Ein Highlight darunter ist die Mystic Underworld, wo die Besucher durch einen Stollen in einen Berg hineingehen. Im Inneren findet man einen neun Meter hohen Saal mit Sitzstufen aus Stein. Bei Präsentationen können Kunden das Produkt mittels einer fliegenden Bühne aus dem Boden heraustreten lassen. Oder die Inszenierungswelt „DO-X teatro“, die mit zwei bewegbaren Bühnen in Europa einzigartig ist.

Eventorganisator Ilk bezeichnet eine „flexible Raumaufteilung“ als ein gutes Element, um die Gäste im Laufe einer Veranstaltung immer wieder neu zu überraschen. Neben einer besonderen

Licht- und Raumsituation könne man durch einen ungewöhnlichen dramaturgischen, zeitlichen Ablauf punkten. Das Event müsse nicht immer mit einer klassischen Begrüßung beginnen. „Es kann etwa am Anfang ein Künstler auftreten, bei dem die Leute fünf Minuten etwas zum Schmunzeln haben und damit gleich viel lockerer werden“, so Ilk. Generell ist die Länge von Ansprachen immer einer der kritischsten Teile bei Events, die er seinen Kunden klar machen muss: „In der Kürze liegt die Würze. Die Showdauer ist genau richtig, wenn die Gäste beim Schlussapplaus sagen: Schade, dass es aus ist.“

Veränderte Puzzlesteine

Bei Publikums-Veranstaltungen, die öffentlich zugänglich sind, müsse man im Gegensatz zu Business-Events mit einem geladenen Publikum stärker mit Emotionen arbeiten, um die Leute anzusprechen und zu den Events zu locken. Dazu Peter Jungreithmair, Geschäftsführer von Wels Marketing und Touristik: „Wir greifen starke Strömungen auf und entwickeln daraus Eventformate.“ So sind vor mehr als zehn Jahren die Shopping-Nights entstanden. „Fünf Jahre zuvor hätte das Konzept noch nicht funktioniert, aber zu dieser Zeit ist das Bedürfnis, außerhalb der Öffnungszeiten einzukaufen, immer größer geworden“, erinnert sich Jungreithmair. Das Sommerhighlight in der Welser Innenstadt ist seit vielen Jahren das FilmfestiWels, für das heuer das neue Konzept „Sommerfrische und Kino“ entwickelt wurde. Zuvor stand die Veranstaltung unter dem Motto „Karibik und Kino“. „Wir sind derzeit viel stärker emotional in der Regionalität verankert. Uns ist der Laubbaum lieber als die Palme und wir bevorzugen einen Cider statt eines Cocktails - darauf haben wir reagiert“, so Jungreithmair. Er hat in den letzten Jahren eine starke Professionalisierung beim Tool Eventmarketing beobachtet. Als eine wesentliche Neuerung beschreibt er die Inszenierung. Während es früher Regiepläne mit klaren Abfolgen gegeben habe, werde jetzt unmittelbarer auf die Leute eingegangen und diese mehr in das Event integriert.

Ein neues, zuvor noch nicht am Markt existierendes Eventformat hat auch Alexander Wolfschwenger vor acht Jahren mit der Veranstaltung Party & Golf Weekend erfunden. Er lädt dazu sehr fokussiert Personen aus verschiedenen Branchen, Berufssparten und Studienbereichen ein: „So hat sich eine sehr gute Netzwerkplattform entwickelt und es wurden bereits viele Geschäfte im Hintergrund der Veranstaltung abgeschlossen.“ Wolfschwenger wurde zum Eventorganisator durch „learning by doing“. Er hat die Veranstaltung als Student alleine auf die Füße gestellt. Mittlerweile ist er Projektmanager für den Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschuss in Brüssel.

In der Eventwerkstatt wird ein durchschnittliches Business-Event rund zehn bis zwanzig Agenturtage lang vorbereitet. Wels Marketing hat 170 Veranstaltungstage im Jahr, ein Angestellter kümmert sich hauptberuflich darum. „Dazu kommt der kreative Input von allen an der Eventkonzeption beteiligten Mitarbeitern im Marketing und in der Werbung“, sagt Jungreithmair. Ein Veranstaltungskonzept muss jedes Jahr weiterentwickelt und alle fünf bis sechs Jahre getauscht werden, so wie es heuer beim FilmfestiWels passiert. Für ein neues Event braucht es je nach Größe eine Vorlaufzeit von mindestens einem halben bis zu einem ganzen Jahr. Ein bis zwei Monate vor der Veranstaltung beginnt Wels Marketing mit der gezielten Werbung.

Unsichtbare Puzzlesteine

Die Veranstalter des Zipfair am Brauereigelände in Zipf verteilen für das Musikfestival zehntausende Plakate und bringen zigtausende Flyer unter potentielle Besucher. Der Werbeaufwand ist ein großer Organisationsbereich, den man als Gast der Veranstaltung gar nicht sieht. „Musik, Bar, Zelt, Preise und Wetter sind die einzigen Dinge, die bei der Veranstaltung auffallen“, erklärt Thomas Egger, selbstständiger Kooperationspartner (Anklang. cc) der Eventagentur Impulse Event, die heuer zum dritten Mal das Zipfair am Brauereigelände in Zipf veranstaltet. Impulse Event ist in Frankenburg stationiert.

Die beiden Gründer, Bianca Vesely und Daniel Fammler, haben damit ihre Leidenschaft zum Beruf gemacht. Weitere große und sehr arbeitsintensive Puzzlesteine, die man nicht sieht und es gleichzeitig nur bei der Organisation im öffentlichen Raum gibt, sind die Behördenauflagen und Sicherheitsaspekte. Die öffentliche Veranstaltung muss bei der Behörde angemeldet werden. Dafür braucht es genaue Pläne vom Grundaufbau der Veranstaltung, wo etwa eingezeichnet wird, wie breit die einzelnen Bars sind, erklärt Egger. Im dritten Jahr gibt es beim Zipfair nur mehr kleine Veränderungen bei der Behörde zu melden, aber beim ersten Mal war dieser Stein der größte Aufwand. Beim Zipfair ist eine weitere Herausforderung, dass der Betrieb innerhalb der Brauerei Zipf normal weitergehen muss und der Verkehr durch den Auf- und Abbau nicht gestört werden darf.

Qualitative Puzzlesteine

Und mit dem Stichwort Abbau ist man einerseits zwar schon am Ende des Events angelangt, aber andererseits schon wieder am Beginn, denn die Eventorganisatoren sind sich einig: Nach dem Event ist vor dem Event! „Wir planen kontinuierlich das ganze Jahr“, sagt Egger. Die heiße Phase seien die zwei Monate vor dem Festival, aber die Bandbuchungen müsse man schon vor Weihnachten für das Event im Sommer fertig haben. Wolfschwenger muss für das Party & Golf Weekend etwa sehr früh nach Partnern suchen, da die meisten Unternehmen bereits im Herbst ihr Marketingbudget vergeben. Zum Puzzlestein Nachbereitung ergänzt er: „Die Nachbearbeitung ist das Wichtigste und somit schon die Vorbereitung für das nächste Jahr.“

Wels Marketing und Touristik hat einen Zeitraum von bis zu einem Monat nach der Veranstaltung, wo die Endabrechnung erfolgen muss. Es werden dabei die Besucherfrequenzen und Umsätze genau angeschaut. „Als Regel gilt es pro einem ausgegebenen Euro, einen Besucher zu lukrieren“, erklärt Jungreithmair die Vorgaben. Ilk rät, alle Puzzlesteine mit hoher Qualität zu arrangieren und dafür lieber nur einen außergewöhnlichen Künstler zu buchen statt mehrere durchschnittliche Auftritte. Und beim Essen lieber auf Bodenständigkeit setzen, als den Gästen nur mittelmäßige exotische Gerichte anzubieten. „Besser man spart sich den Stargast um Mitternacht und legt Wert auf die kleinen Dinge“, ist Ilk überzeugt. Und das können dann auch viele Paare Gummistiefel sein.

Eventmanagement als Marketinginstrument

Der Begriff Event werde in der Umgangssprache sehr allgemein verwendet. Es braucht aber eine gezielte Vorbereitung und ein bestimmtes Zielpublikum, um von einem Marketinginstrument sprechen zu können, erklärt Gerhard Wührer, Institutsvorstand für Handel, Absatz und Marketing an der Johannes Kepler Universität in Linz.

Eventmanagement habe in den letzten 15 Jahren sehr an Bedeutung gewonnen. Mit Events versuchen Unternehmen, die Leute gezielter anzusprechen und die Zielgruppenverluste geringer zu halten als mit traditionellen Kommunikationsformen.

Ein geglücktes Event denkt sich in die Psyche der Eventteilnehmer hinein und berücksichtigt deren Lebenswelt. Die Zielgruppe wird multisensuell angesprochen und eine klare Botschaft im Hinblick auf ein Produkt oder eine Dienstleistung vermittelt, so Wührer.

Business-Treffen

Scalaria Air Challenge am Wolfgangsee

16. - 19. Juli 2015

Der Wolfgangsee wird zur Landebahn von Wasserflugzeugen aus der ganzen Welt. Mehr als 300 Wasserstarts und Landungen finden im Rahmen der Scalaria Air Challenge von 16. bis 19. Juli statt.

Die spektakuläre Flugshow hat sich in den letzten Jahren zu einem internationalen Event entwickelt. Heuer wird das 10-jährige Jubiläum gefeiert. Neben den Wasserflugzeugen sind ein Fallschirmcontest „Swoop style“ und die Freiluft-Inszenierung „Flying Opera“ Highlights des Wochenendes.

Anfangs wollte der Gründer des Eventresort Scalaria, Peter Gastberger, ein kleines Meeting von Wasserflugzeugen machen. Im ersten Jahr sind fünf kleine Wasserflugzeuge gekommen. Mittlerweile sind bei der Air Challenge im Eventhotel 700 geladene Gäste – darunter viele Promis. Rund 35.000 Besucher erleben das Spektakel bei freiem Eintritt rund um den Wolfgangsee.

„Die Flugshow hat sich zu einem Business-Treffen entwickelt. Wirtschaftstreibende aus ganz Europa und den USA nutzen die Air Challenge wahlweise als Business-Treff oder Incentive für ihre Kunden“, weiß Humberto Schenk von der Scalaria. Für die VIP-Gäste gibt es ein umfangreiches Programm, darunter ein Galadinner mit Showprogramm, entspannende Momente auf einer Champagner-Insel, Party mit Live Band in der Mystic Underworld oder einen geführten Ausflug in die Natur des Wolfgangsees. Alle, die etwas besonders suchen, können eine Bootsrundfahrt mit Mahagoni-Booten machen oder mit dem Wasserflugzeug über das Salzkammergut fliegen.

Publikum-Events

Stadt Wels

170 Veranstaltungstage im Jahr organisiert die Wels Marketing und Touristik. Das Sommerhighlight ist das FilmfestiWels, das heuer erstmals unter dem Motto „Sommerfrische und Kino“ steht.

Music in the City Ende März bis Ende September / jeweils am Freitag und Samstag Live-Bands auf drei Plätzen in der Innenstadt

Genuss in Wels mit ShoppingNight 5. bis 6. Juni / Regionale Spezialitäten auf der Genussstraße in der Innenstadt mit verlängerten Öffnungszeiten am Freitag

Kiwanis Open Air 12. bis 13. Juni / Beethovens 9. Sinfonie beim Open-Air

Business Run 19. Juni / Laufveranstaltung für alle Unternehmen

FilmfestiWels 25. Juni bis 9. August / Open Air Kino am Minoritenplatz mit umfangreicher Gastronomie

Marken-Outlet 2. bis 4. Juli / Top-Labels zu günstigen Preisen

Innenstadtkriterium 29. Juli / Die Stadt gehört den Radprofis

Schnäppchenmarkt 1. August / Viele Schnäppchen von den Kaufleuten

Welser Weinfest mit ShoppingNight 3. bis 5. September / Ein Wochenende lang dreht sich alles um den Wein – mit verlängerten Öffnungszeiten am Freitag

Golfevent Networking

Party & Golf Weekend am Attersee

17. - 19. Juli 2015

200 Gäste. 20 Nationen. 74 Hektar. 1 Wochenende. Soweit zu den Eckdaten der Veranstaltung Party & Golf Weekend im Atterseegolfclub Weyregg. Gründer und Veranstalter Alexander Wolfschwenger will mit diesem Event zeigen, dass „Golf kein Altherrensport, sondern im Moment richtig hip ist - auch für junge Leute“.

Das Wochenende wird mit einer Schifffahrt am Attersee gestartet. Am Samstag spielen die Gäste tagsüber Golf und am Abend steigt eine Trachtenparty. Dazu Wolfschwenger: „Wir sind im Salzkammergut und ich will die Tradition der Tracht wahren.“ Das Lässige dabei sei, dass Teilnehmer aus den verschiedensten Ländern mitmachen würden. Gäste aus Schweden haben sich am Flughafen noch eine Lederhose und ein Dirndlkleid gekauft und im vergangenem Jahr war sogar eine Besucherin aus Hongkong mit einem Dirndlkleid bei der Party.

Den Abschluss am Sonntag macht ein Jazz-Brunch auf der Terrasse des Golfclubs. Dabei gibt es mit Blick über den See ein besonderes Ambiente. „Es gibt keinen anderen österreichischen Golfclub mit solch einer Location“, weiß Wolfschwenger.

Das Event dauert drei Tage, „damit die Gäste die Möglichkeit haben ein ganzes Wochenende intensiv miteinander zu verbringen, alte Freunde zu treffen, neue Kontakte zu knüpfen sowie abschalten und loslassen können“.

Das Party & Golf Weekend findet heuer bereits zum achten Mal statt. Die Nachfrage ist sehr hoch, es gibt mehr Interessenten als mögliche Teilnehmer. Zielgruppe seien 20- bis 35-jährige golfaffine Akademiker und Jungunternehmer. Damit die Veranstaltung zu keinem „Massenprodukt“ wird, sind die Tickets auf 200 Stück limitiert. Bei den Abendveranstaltungen sind bis zu 500 Leute dabei.

Es gibt verschiedene Packages zwischen 119 und 229 Euro. Beim teuersten, dem Platinum-Package, sind zwei Nächte im Strandhotel Weyregg inklusive.

Wolfschwenger beschreibt die drei Tage als ein „Networking und Golf-Event, das zuvor noch nicht am Markt war“. Die Idee dafür ist entstanden, weil Wolfschwenger ein großes Netzwerk mit Leuten aus verschiedenen Ländern hat und diese Leute einmal im Jahr wiedersehen wollte. Das Netzwerk hat er einerseits durch sein Studium und Praktika in diversen Ländern, andererseits durch seine Zeit als Leistungssportler aufgebaut. Jedes Jahr nehmen Gäste ihre Freunde mit und damit wird das Netzwerk immer größer.

Musikfestival

Zipfair

13. Juni 2015 am Brauereigelände in Zipf

Tausende Jugendliche pilgern jeden Sommer zu großen Musikfestivals. Tickets dafür gibt es nicht unter 100 Euro. Lange Anfahrtswege und teure Tickets – das waren auch die Anlässe für die Gründung des Zipfair Musikfestivals. „Wir wollen für die Jugendlichen der Region internationale Acts zu leistbaren Preisen aufs Land holen“, sagt Thomas Egger, selbstständiger Kooperationspartner (Anklang.cc) der veranstaltenden Eventagentur Impulse Event aus Frankenburg und verantwortlich für Booking, Marketing und Website.

Das Zipfair findet am 13. Juni heuer bereits zum dritten Mal am Brauereigelände in Zipf statt. Rund 2.000 Besucher erwartet von 18 Uhr bis zwei Uhr in der Früh auf drei Bühnen ein umfangreiches Musikprogramm mit über 20 Acts. Die Hauptzielgruppe sind Jugendliche zwischen 16 und 25 Jahren. „Das Schöne an der Zipfair ist aber, dass die gesamte Landbevölkerung kommen kann, gemütlich ein Bier trinken und einen kleinen Snack zu sich nehmen kann“, so Egger. Die Festivalbesucher kommen aus einem Umkreis von rund 130 Kilometer.

Am Brauereigelände in Zipf ergibt sich durch das Zusammentreffen der alten

und modernen Gebäudekomplexe und der Visualisierungen durch Beamer ein eigenes Flair, erklärt Egger. Auf einem Schotterplatz wird die gesamte Infrastruktur aufgebaut.

Höhepunkt auf der Zipfer-Hauptbühne ist der Auftritt der Band Russkaja. Weitere Gruppen auf dieser Bühne sind: Skero, Olympique, Hobo Station und mandelbrot visual arts. Der Beatboxer fii unterhält die Besucher während den Umbauphasen. Daneben gibt es eine Elektrobühne mit Klaudia Gawlas als Hauptact und einen Partyfloor mit Headliner Chris Gomez. Neben bekannten Bands treten auch regionale Gruppen auf.

Die Anreise nach Zipf, einer kleinen Ortschaft von Neukirchen an der Vöckla im Bezirk Vöcklabruck, ist gut mit dem Zug möglich. Der Bahnhof Redl/Zipf ist fünf Gehminuten vom Gelände entfernt und es gibt auch einen kostenlosen Bus- Shuttle.

Ab 13 Euro gibt es ein Ticket. Ein VIP-Ticket mit eigenem Eingang und Finger Food kostet 45 Euro.

Alles aus einer Hand

Wer in Oberösterreich eine Veranstaltung organisieren will, der kann sich professionell unterstützen lassen. Und spart dabei nicht nur Zeit. Sondern profitiert auch von umfassenden Experten-Erfahrungen.

Denn intensive Unterstützung und persönliches Service für Veranstalter in Oberösterreich gibt es durch das Convention Bureau. Die Non-Profit-Organisation kennt die geeigneten Locations für Tagungen oder Kongresse aller Art und veranstaltet Fachexkursionen. „Wir sind so etwas wie ein professionelles Butler-Service für Veranstalter“, sagt Andreas Zebisch, der sich gemeinsam mit Eva Pöll um die Wünsche kümmert. Die Stärke von Oberösterreich für Veranstaltungen liegt an einer Mischung aus urbanen und ländlichen Gebieten und der geografischen Lage. „Alle werben damit, das Zentrum Österreichs zu sein – bei uns trifft das tatsächlich zu“, sagt Pöll.

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